Grundlegende Funktionen zum Erstellen der Datenbank und dem Benutzen des Config-Tools wurden bereits hier erläutert. In diesem Abschnitt werden die erweiterten Funktionen kurz erklärt.

Config-Tool

Anlegen einer neuen Datenbankverbindung

Mit dem Plus-Symbol wird eine neue Verbindung angelegt. Sie können beliebig viele Verbindungen anlegen, jeder Client-Rechner kann somit über mehrere Verbindungen verfügen.

Config-Tool Datenverbindung

Entfernen einer Datenbankverbindung

Mit dem Minus-Symbol kann eine bestehende Verbindung gelöscht werden.

Datenbank überprüfen

Bevor Änderungen an einer Datenbank (Erstellen, Löschen, Update, usw.) durchgeführt werden können, muss die Datenbankverbindung mit dem Schalter „Überprüfen“ geprüft werden. Hiermit wird der aktuelle Status der Datenbank geprüft und die anderen Schalter entsprechend aktiviert. Der Datenbank-Status wird unterhalb des Meldungsfensters angezeigt.

Erstellen einer neuen Datenbank

Mit diesem Schalter wird eine neue Datenbank mit der aktuellen Datenbankstruktur angelegt. Hierzu werden die Verbindungsdaten und der Datenbankname der aktuell ausgewählten Verbindung verwendet. Vor dem Anlegen der Datenbank werden Sie gefragt, ob sie eine Testlizenz in der Datenbank anlegen möchten.

Falls sie über keine Registrierungsdaten verfügen, haben sie hiermit die Möglichkeit das Programm und die Datenbank für 30 Tage kostenfrei zu testen. Falls sie bereits über einen gültigen Lizenzschlüssel für die Vollversion verfügen, sollten Sie keinen Testschlüssel anlegen.

Das Erstellen der Datenbank dauert mehrere Minuten und es kann vorkommen, dass die Anzeige für einige Zeit nicht reagiert. Bitte brechen Sie den Vorgang nicht ab, bevor die Operation abgeschlossen ist.

Damit eine Datenbank auf dem Server erstellt werden kann muss der in der Verbindung angegebene Datenbank-User über entsprechende Rechte verfügen. Wurde die Datenbank erfolgreich angelegt, wird aus Sicherheitsgründen empfohlen dem User nur noch CRUD-Rechte (Datensätze erstellen, lesen, aktualisieren und löschen; create-read-update-delete)  auf die Datentabellen zu geben. Weitergehende Rechte sind für das Arbeiten mit dem Programm nicht mehr erforderlich. Falls auf dem ausgewählten Server bereits eine Datenbank mit dem angegebenen Namen existiert, so kann keine neue Datenbank angelegt werden. Falls sie eine bestehende Datenbank ersetzen möchten, so müssen sie diese zuerst löschen.

Löschen einer Datenbank

Hiermit kann eine bestehende Datenbank gelöscht werden. Hierzu werden die Verbindungsdaten und der Datenbankname der aktuell ausgewählten Verbindung verwendet.

Alle Daten und die Struktur der ausgewählten Datenbank werden komplett gelöscht. Die Funktion kann nicht rückgängig gemacht werden!

Datenbank-Update

Wenn neuere Versionen von CMS verwendet werden kann es notwendig sein die Struktur der Datenbank zu aktualisieren. Dies erfolgt durch die Update-Funktion. Ob die Datenbankstruktur aktuell ist, wird beim Start von CMS automatisch überprüft und eine entsprechende Nachricht angezeigt, falls ein Update erforderlich ist.

Bevor Sie ein Datenbank-Update durchführen können müssen Sie die Daten der ausgewählten Datenverbindung mit dem Button „Überprüfen“ auf Fehler prüfen lassen. Im Anschluss ist der Update-Button aktiv, falls ein Update erforderlich ist.

SQL-Skript ausführen

Hiermit kann eine SQL-Datei mit SQL-Anweisungen direkt auf der Datenbank ausgeführt werden.

Sie sollten diese Funktion nur verwenden, wenn Sie genau wissen, was das Skript bewirkt. Der Skriptinhalt wird durch das Programm nicht überprüft und kann bei Missbrauch komplette Datenbanken löschen oder unbrauchbar machen. Hiervon können auch Datenbanken anderer Programmen betroffen sein.

Benutzer anlegen

Mit dieser Funktion wird der Datenbankbenutzer der ausgewählten Datenbankverbindung angelegt und mit ausreichenden Rechten auf die Programmdatenbank versehen. Das Anlegen den Benutzers und das Vergeben der Rechte kann auch mit einem Datenbank-Managementtool, wie MySQL Workbench erfolgen.

Firmendaten bearbeiten

Hiermit können die Lizenzinformationen bearbeitet werden. Zu den Lizenzdaten gehören ein Firmenname und ein gültiger Lizenzschlüssel, die Sie hier eingeben können. Bitte beachten Sie die Groß- und Kleinschreibung.

Testdaten hinzufügen

Mit dieser Funktion können bei einer vorhandenen Datenbank Testdaten hinzugefügt werden. Geben Sie hierzu einfach die Anzahl der Testdaten an und wählen Sie „Hinzufügen“. Bei Testdaten für Projekte muss zuvor ein Projekt aus der Liste ausgewählt werden.

Verwaiste Einträge löschen

Bei Problemen während dem Löschen von Datensätzen kann es vorkommen, dass dazugehörige Dateianhänge nicht mitgelöscht werden und diese verbleiben auf dem Dateiserver. Mit dieser Funktion werden die Dateien auf dem Dateiserver gelöscht, die keinen Bezug mehr zu Datensätzen haben.

Berichte importieren

Mit dieser Funktion können Sie einen Ordner mit Berichten in die Datenbank importieren. Sie können diese Funktion verwenden, um die Standard-Berichte neu in die Datenbank einzulesen. Diese befinden sich im Programmordner im Unterverzeichnis „Reports“. Alle vorhandenen Standard-Berichte werden mit dieser Funktion überschrieben. Berichte, welche Sie selbst angelegt oder aus Standardberichten kopiert haben sind davon nicht betroffen.

Berichte exportieren

Mit dieser Funktion werden alle Berichte einer Datenbank in eine Ordnerstruktur exportiert.